C:\Users\TOM\Desktop\tip-2-1-fi9437620.jpg

هنگام کار کردن با Excel 2007، متوجه خواهید شد که بایدها و نبایدهای خاصی در کار کردن با این برنامه وجود دارند که اگر از آن‌ها پیروی کنید، می‌توانید از قدرت واقعی Excel بهره‌ ببرید. در متنِ ده‌فرمانِ زیر، می‌توانید با مهم‌ترین بایدها و نبایدهای Excel 2007 آشنا شوید (البته این فرمان‌ها به سبک فرمان‌های فرمان‌روایان کهن نگاشته شده‌اند):

10- بر تو باد سپردنِ کارهای انجام‌شده به سخت‌دیسک با ذخیره کردنِ گاه و بی‌گاهِ تغییرات (با کلیک نمودنِ دکمه‌ی Save در نوارابزار دسترسیِ سریع و با فشردنِ کلیدهای (Ctrl+S. اگر آگاهید که در کارها سهل‌انگاری روا می‌دارید، پسندیده است که امکانِ بازیابیِ خودکار را فعال نمایید. پس نخست دکمه‌ی آفیس و دکمه‌ی Excel Options را بفشارید و آن‌گاه در ستون چپ، Save را با کلیکِ خود مزین کنید. پس یقین یابید که Save AutoRecover Information، علامتی بر خود دارد و در کادر پیشِ روی آن، عدد 100 یا خردتر از آن نقش بستیده است.

9- بر تو باد نام نهادن بر فایل‌ها: در نخستین گاهِ ذخیره جستن با نامی برازنده که از دوصد و پنجاه و پنج (255) حرف و رقم فزونی نیابد (با احتسابِ تمامِ میان‌فاصله‌ها و اشکال نمادین). و غافل مباش که فایل خویشتن را در کدامین پوشه نگاه می‌داری تا باری دیگر که بدان نیازت اوفتاد، بتوانی آن را بیابی.

8- بدان که نباید بیش از اندازه، اطلاعات را در کاربرگ خویش بگسترانی. اطلاعات را در کاربرگ خویش گردِ هم و در کنار هم در جدولی جای ده و آن‌ها را با فاصله و جدا از هم در کاربرگ مگذار که اگر چنین کنی، حافظه‌ی کامپیوتر خویش را بیهوده و بی‌نتیجه مشغول خواهی داشت.

7- بر تو است که تمام فرمول‌ها را در Excel 2007 با نماد تساوی (=) آغاز کنی، تا برنامه بداند که نیتِ وارد کردنِ فرمول را دارید و فرمان شما را مطیع باشد.

6- بدان و آگاه باش که همواره باید سلول‌هایی را که می‌خواهی به کار بگیری، انتخاب کنی تا هر آن فرمانی که می‌دهی،‌بی‌درنگ تمکین شود.

5- بر تو باد استفاده از فرمان پس‌گرد (با کلیک نمودنِ دکمه‌ی آن در نوارابزار دسترسی سریع یا نواختنِ کلیدهای Ctrl+Z). بی‌درنگ پس از ارتکابِ خطایی بخشودنی، تا آن خطا نادیده انگاشته شود.

4- بر تو باد استفاده از ابزاری مفید به نام پیش‌نمایشِ هم‌زمان، در آن هنگام که بخواهی سبکی جدید با قالب‌بندی تازه‌ای را به کار ببندی. پس بدین‌سان خواهی توانست ظاهرِ آراسته‌ی اطلاعات خویش را بی‌درنگ و بدون اعمال شدنِ چیزی بر آن ببینی و بپسندی.

3- هرگز کاربرگی را پیش از پیش‌نمایش و حصول اطمینان از صحت و سلامت، به چاپ مسپار، که ممکن است پشیمانی به بار آورد. پس دکمه‌ی میانی از سه دکمه‌ی کنار اهرم بزرگ‌نمایی را کلیک نمایید تا پیش‌نمایشی از کاربرگ خویش را به چشم خویش ببینید.

2- بر تو باد عوض کردنِ شیوه‌ی محاسبات کاربرگ از خودکار به دستی، در آن هنگام که انبوه اطلاعات در کاربرگ‌تان رو به فزونی می‌گذارد و سرعتِ محاسبات به کندی می‌گراید. برای صدور فرمانِ دستی شدنِ محاسبات، به زبانه‌ی Formulas داخل شوید و دکمه‌ی Calculation Options را به کلیک خود مزین نمایید و گزینه‌ی Manual را در فهرستی که به سببِ آن باز می‌گردد، انتخاب فرمایید.

1- بر تو باد محفوظ داشتنِ فایل و هر آن‌چه کاربرگ در آن است، از دستانِ دیگران، با داخل شدن به زبانه‌ی Review و کلیک کردنِ دکمه‌ی Protect Workbook (برای محفوظ نگاه داشتنِ تمام فایلِ خویش) یا Protect Sheet (برای محفوظ نگاه داشتنِ کاربرگ کنونی). بدین‌سان می‌توانی رمز عبوری بر آن‌ها بگماری که فقط خود می‌دانی و خدای خویش.

 

پیام بگذارید